РУКОВОДИТЕЛЮ,
ФИНАНСОВЫМ, ЮРИДИЧЕСКИМ
СЛУЖБАМ ОРГАНИЗАЦИИ
ИНФОРМАЦИОННОЕ СООБЩЕНИЕ
С 01.01.2020 года вступают в силу изменения в законодательные акты РФ, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работников в электронном виде, а также представлением данных сведений для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Изменения предусмотрены следующими нормативно-правовыми актами РФ:
1. Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее закон 439-ФЗ), которым вносятся изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
2. Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. о внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», согласно которому вносятся изменения в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников по установленным формам.
3. Постановлением ПФ РФ от 25.12.2019 «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений», которым утверждены для предоставления сведений о трудовой деятельности работников и .
Подготовлены законопроекты о предстоящих дополнениях и изменениях в порядок формирования и представления сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работников в электронном виде:
1. Проект Приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения», согласно которому находятся в процессе утверждения проекты следующих форм:
1.1. Проект для предоставления сведении о трудовой деятельности работника;
1.2. Проект для сведений о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем и .
2. , согласно которому планируется внести изменения в Кодекс об административных правонарушениях. Изменения заключаются в установлении административной ответственности для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений (внесен в Государственную Думу и принят 3 декабря 2019 г. в первом чтении).
В течение 2020 года, в целях реализации вышеуказанных законодательных норм, работодатели обязаны провести следующие мероприятия ():
1. Принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости);
2. Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменений в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
3. Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации;
4. Осуществить уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления, сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ или предоставлением работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
В течение 2020 и последующие годы работодатели обязаны осуществлять следующие действия:
1. Формировать основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника в электронном виде, а также, в установленном порядке продолжать вносить сведения в трудовые книжки:
1.1. При сохранении работником права на ведение трудовой книжки, согласно его заявления, наряду с формированием информации о трудовой деятельности в электронном виде, продолжать вносить сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку ();
1.2. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, продолжать вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, а также формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде ();
1.3. Работнику, подавшему письменное заявление об отказе в ведении трудовой книжки и предоставлении работодателем сведений в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, выдать трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки, внести в нее запись о подаче работником заявления. В дальнейшем, осуществлять формирование информации о трудовой деятельности только в электронном виде ();
1.4. Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности вести только в электронном виде без оформления трудовой книжки ().
2. Предоставлять сведения о трудовой деятельности Работникам за периоды их работы в организации (за исключением работников, по которым ведутся трудовые книжки) способом, указанным в заявлении работника: в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении — в день прекращения трудового договора ().
3. Представлять сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника в Пенсионный фонд Российской Федерации:
3.1. С 1 января 2020 г. в случае приема на работу; перевода на другую постоянную работу; увольнении; подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо об отказе ведения трудовой книжки и предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности — не позднее 15-го числа месяца, следующего истекшим отчетным месяцем ().
3.2. С 1 января 2021 г. ():
- в случае приема на работу; увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
- в случае перевода на другую постоянную работу; подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо об отказе ведения трудовой книжки и предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности — не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным месяцем.
3.3. При первом представлении сведений о трудовой деятельности, одновременно подавать сведения о трудовой деятельности работника в организации по состоянию на 1 января 2020 г. ();
3.4. Если в 2020 г. не было оснований для представления в ПФР сведений о трудовой деятельности, такие сведения представляются не позднее 15 февраля 2021 г. ().
Ответственность работодателя за ненадлежащую работу со сведениями о трудовой деятельности
1. Работодатель (его должностное лицо) может быть привлечен к административной ответственности, если в ПФР не будут представлены сведения о трудовой деятельности в установленный срок, либо если будут представлены
неполные и (или) недостоверные сведения (). Согласно статье :
1.1. первичное нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа
- на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
1.2. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа
- на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
- на юридического лица — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.
2. Работодатель (его должностное лицо) может быть привлечен к материальной ответственности:
2.1. Работодатель обязан будет предоставить работникам компенсации в случае задержки по его вине предоставления сведений о трудовой деятельности ( настоящего Кодекса) при увольнении работников, соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя ().
2.2. Работодатель обязан будет возместить работнику, не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения работника возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника ().
2.3. Работодатель обязан будет выплатить средний заработок за время вынужденного прогула работника, если неправильная формулировка сведений о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу ().
ПАМЯТКА: ПОШАГОВЫЙ ПЕРЕХОД НА ПРОЦЕСС ФОРМИРОВАНИЯ СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ТРУДОВОМ СТАЖЕ РАБОТНИКОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
С 01.01.2020 года
ШАГ 1. Назначить Приказом ответственных должностных лиц:
- за формирование сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника в электронном виде;
- за представление сведений о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД в ПФР;
- за выдачу уведомлений работникам (об изменениях в трудовом законодательстве и о необходимости сделать выбор: или продолжать вести трудовую книжку или получать от работодателя сведения о своей трудовой деятельности);
- за получение заявлений о выборе работников;
ШАГ 2. Представлять сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД в ПФР ежемесячно
до 15-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным месяцем. в случае, если работники:
- приняты на работу;
- уволены;
- переведены на другую постоянную работу;
- подали заявление о своем выборе: или продолжать вести трудовую книжку, или получать от работодателя сведения о трудовой деятельности.
ШАГ 3. При первом представлении сведений о трудовой деятельности, одновременно подавать сведения о трудовой деятельности работника в организации по состоянию на 1 января 2020 г.
ШАГ 4. Уведомить работников письменно до 30 июня 2020 года об изменениях в трудовом законодательстве
и о необходимости сделать выбор: или продолжать вести трудовую книжку, или получать от работодателя сведения о своей трудовой деятельности.
ШАГ 5. Получить от работников заявления об их выборе до 31 декабря 2020 г.. Указанные сведения
включаются в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам каждого месяца.
ШАГ 6. Работникам, которые сделали выбор в пользу получения сведений от работодателя:
- Выдать трудовые книжки на руки, при этом в трудовую книжку внести запись о подаче работни-ком заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Предоставлять сведения о трудовой деятельности за периоды их работы в организации способом, указанным в заявлении работника: в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении — в день прекращения трудового договора.
С 01.01.2021 года
ШАГ 7. Представлять сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД в ПФР, ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным месяцем в случае, если работники:
- переведены на другую постоянную работу;
- подали заявления о продолжении ведения трудовой книжки, либо об отказе ведения трудовой книжки и предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности.
ШАГ 8. Представлять сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника по форме СЗВ-ТД в ПФР не позднее рабочего дня следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений:
- в случае приема на работу;
- увольнении.