График отпусков работников организации – одна из «популярных тем» инспекций по труду. Актуальный документ относится к локальным актам юридического лица. Календарный год заканчивается и соответствующим службам налогоплательщика стоит уделить внимание составлению графика, пользуясь относительным затишьем перед «горячей порой» последних дней годового периода.
Соблюдение основных требований, которые определяют легитимность такого значимого документа, позволяют избежать излишнего внимания проверяющих органов и, соответственно, штрафных санкций. Обязательные условия сводятся к относительно небольшому перечню. Например, стоит учесть, кем утверждается график, обязательно ли знакомить работников с ним, контингент персонала для включения в список отпускников, возможны ли изменения в локальном акте и т.д.
Нормативная основа
Требование об обязательном наличии графика отдыха персонала предусмотрено Трудовым кодексом РФ, в т.ч. статьей 123, которая содержит, помимо всего, также ответственность работодателя при несоблюдении законодательных требований. Две недели до окончания календарного года для составления графика – первое, что учитывается в организации документооборота налогоплательщика, в 2014 году – эта дата: не позднее 17 декабря. Если дата составления, указанная на графике — более поздняя, возможен штраф при трудовой проверке до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
О том, стоит ли знакомить с этим документом каждого работника, в законодательстве ничего не сказано, а вот обязательность ознакомления сотрудника за четырнадцать календарных дней до начала отпуска предусмотрена в ТК РФ. Нарушение указания влечет штрафные санкции (в т.ч. административная ответственность – в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ). Право на отдых возникает у сотрудника уже через полгода непрерывной работы с начала его деятельности. В последующем отпуск может быть получен работником в течение года с учетом утвержденной очередности, установленной работодателем.
А как же быть персоналу, пришедшему в коллектив в течение года, или внешним совместителям: стоит ли их упоминать в графике отпусков и каким образом? Вопрос работодатель решает самостоятельно (например, дополнительные графики отпусков, заявление от сотрудника и др.), с учетом предоставленных совместителем сведений об отдыхе по основному месту работы, которые он укажет в заявлении на отдых. В случае, если продолжительность отпуска работающего по совместительству, меньше основного, то по просьбе работника работодатель предоставляет необходимое количество дней без оплаты.
Предварительная работа перед составлением графика
Перед составлением графика отпусков службами организации, у работников запрашиваются данные планируемого времени отдыха. Можно применить «Опросный лист», разработанный и утвержденный самой организацией в комплекте локальных документов. На основании предварительно полученных сведений и учетом специфики производственного процесса, а также требований трудового законодательства, составляется документ для окончательного утверждения руководителем коллектива, либо уполномоченным им лицом. При составлении графика отпусков необходимо учитывать особенности отдельных категорий работников, которым отпуск должен предусматриваться в удобное для них время (статьи 122, 123, 260, 267,286, 322): работники до 18 лет, работающие по совместительству, уходящие в отпуск по беременности и родам, опекуны, попечители и другой персонал. Этот довольно-таки немалый перечень основан на применении ряда соответствующих законодательных актов, например, Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», Федерального закона от 09.06.1993 № 5142-1 « Почетный донор России» и т.д.
Оформление документа
На сегодняшний день ранее применяемая унифицированная форма N Т-7 Госкомстата (график отпусков) теперь может не применяться (с введением новой редакции закона о бухгалтерском учете в 2013 году). Приемлема любая форма графика, утвержденная в учетной политике организации (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). При составлении документа необходимо учитывать некоторые нюансы, актуальные и для настоящего времени:
1) В графе «Количество календарных дней» указывается продолжительность ежегодно оплачиваемого отпуска, предполагающая как основной отпуск, так и дополнительный.
2) Отпуск без сохранения заработной платы и учебный отпуск основаны на праве работника, а не на его обязанности, поэтому в документе отпуска, предоставляющиеся на основании заявления работника и приказе руководителя, не отражаются.
3) Количество дней дополнительного отпуска указывается в графе «Примечание».
4) В случае, если отпуск разделен, то в графах 5 и 6 указываются, соответственно, продолжительность и начало /окончание каждой части.
5) *Если даты отпуска и его продолжительность изменяются по каким-либо причинам, то изменяются графы 8 и 10, а 1 и 6 – останутся прежними. Если в графике отпусков не указана конкретная дата, а упоминается только месяц, работник в написанном заявлении фиксирует конкретную дату, в графе 10 – ссылка на заявление и дата его написания, а в графе 7 – конкретная дата начала отпуска. Остальные графы не заполняются. В графе 10 «Примечание» также указывается причина переноса и остальные особенности (в случае их наличия).
*Примечание: нумерация граф взята с ориентиром на унифицированную форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата в 2004 году.
Изменения графика отпусков
А возможны ли корректировки в важном для работника документе? Ответ утвердительный. Такие обстоятельства, как болезнь, отпуск по беременности и родам, иные, ситуации, предусмотренные статьей 124 ТК РФ, включая несвоевременную оплату полагающегося отдыха или неисполнение обязанности работодателя о предупреждении за четырнадцать календарных дней до обозначенного события, вызывают необходимость внесения изменений в график отпусков.
Стоит принять во внимание
1. Форма собственности не влияет на наличие графика отпусков, в том числе и у индивидуального предпринимателя.
2. Запрещено два года подряд не отпускать персонал в отпуск (ст. 124 ТК РФ).
3.Если сотруднику несвоевременно оплатили предстоящие дни отдыха или не предупредили его за четырнадцать календарных дней до его начала, то работодатель, получив заявление от сотрудника, переносит отдых на иную дату по взаимной предварительной договоренности (ч. 2 ст.124 ТК РФ).
4.Рассматриваемый документ должен храниться в течение одного года со дня окончания его действия (ст.693 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
5. При проверках трудовая инспекция, как правило, проверяет наличие графика отпусков, в т.ч. дату его подписания.
6. Когда работник принимает решение о разделении отпуска, то одна из частей должна быть не менее четырнадцати календарных дней (ст.125 ТК РФ).
7.При неполном использовании сотрудником предоставляемых дней отдыха в графике отпусков указываются дни, которыми не воспользовался сотрудник. Также считает и Роструд, указывая на это в своих разъяснениях (письмо от 01.03.2007 N 473-6-0).
8.Работающему лицу, заключившему гражданско-правовой договор с организацией, оплачиваемый отпуск не предоставляется. Законодательные основы по труду не содержат такого условия (ст.11 ТК РФ).
9.Если праздничные дни совпали с очередным отпуском, то количество совпадающих дней не учитывается при подсчете календарных дней отдыха, полагающихся по законодательству (ст. 120 ТК РФ).
10. Каждый последующий период отдыха исчисляется с начала трудового договора (ст.121 ТК РФ).
11.При исчислении длительности части отпуска, работодатель включает в ее продолжительность выходные дни только по соглашению сторон. Так, например, при предоставлении части отпуска сотруднику с понедельника по пятницу работодателю нельзя включать субботу и воскресенье без согласия работающего, ведь они автоматически уменьшают 28 полагающихся дней отдыха. Поможет правильной позиции сторон письмо Федеральной службы по труду и занятости от июля 2009 года за № 2143-6-1, в котором официальный орган поддерживает именно такую точку зрения.
12.Оплата отпуска производится не позднее трех дней до его начала (ст.136 ТК РФ).
13.Замена отпуска денежной компенсацией — это право, а не обязанность работодателя (письмо Роструда от марта 2007 г. N 473-6-0).
14.Нормы трудового права не содержат условий использования отпусков за отработанные периоды в хронологической последовательности (письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).
15. Сотрудников организации знакомят с графиком отпусков под их роспись, являющуюся согласием со временем предоставления отдыха.