Нередко в организации встречаются ситуации, когда ее работники, наряду с производственной занятостью, проходят обучение в различных учебных заведениях. Соблюдение норм трудового законодательства со стороны работодателя является обязательным и, наоборот, его несоблюдение может привести к негативным последствиям, как во взаимоотношениях с самим обучающимся, так и с проверяющими ведомствами и различными надзорными комиссиями.
I. УЧЕБНЫЙ ОТПУСК — РАБОТНИКУ организации
Работник-студент
На основании написанного работником-студентом заявления о предоставлении сокращенной рабочей недели для освоения имеющей государственную аккредитацию программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, рабочая неделя должна быть сокращенной на семь часов.
Такая рабочая неделя устанавливается по желанию сотрудника на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации. В это время работнику выплачивается 50 процентов среднего заработка, но не ниже минимального размера оплаты труда (ч. 4 ст. 173 ТК РФ).
Если работник получает образование соответствующего уровня успешно и впервые по имеющим государственную аккредитацию программам, то вне зависимости от того, кто направил работника на обучение, работодатель обязан предоставлять гарантии в соответствии с Трудовым кодексом (ст.173, 177) всем лицам, которые совмещают работу с получением образования
Желание работника, выраженное в письменном виде, и предоставленная справка из учебного заведения, подтверждающая факт обучения сотрудника по заочной или очно-заочной формам, является основой применения вышеуказанной законодательной нормы.
Программа начального профессионального образования
Работник, который учится в техникуме, в случае, если напишет заявление о предоставлении учебного отпуска для сдачи экзаменов, должен представить в организацию справку-вызов. Работодатель должен отпустить его в отпуск, несмотря на то, что статья 175 Трудового кодекса утратила силу. Дело в том, что с 01.09.2013 начальное образование приравнено к среднему профессиональному (ч. 1 ст. 108 Закона № 273-ФЗ) и такой учебный отпуск предоставляется по правилам, установленным для работников, получающих среднее профессиональное образование (ст. 174 ТК РФ).
Работодателю необходимо учесть:
- учебный отпуск сотруднику оплачивается не позднее, чем за три дня до его начала (ч. девятая ст. 136 ТК РФ);
- если сотрудник обучается на первом и втором курсах, то для сдачи сессии отпуск предоставляется студенту на 30 календарных дней, учащимся последующих курсов – 40 (абзац 2 ч. первой ст. 174 ТК РФ).
Работник-аспирант
Ситуация, когда сотрудник учится в заочной аспирантуре на коммерческой основе и обращается с заявлением о предоставлении одного свободного дня в неделю, рассматривается как положительный вариант в пользу обучающегося, независимо от срока обучения. Отпуск работодателем предоставляется и оплачивается в течение всего периода обучения. В случае нарушения данного студенту права, работодатель привлекается к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Заявление о предоставлении сокращенной рабочей неделе целесообразно подавать отдельно на каждый учебный год. На основании заявления работодатель издает приказ, в котором идет ссылка на ст. 173.1 ТК РФ, организации соответствующего табельного учета рабочего времени и выплате 50% среднего заработка. Справка о зачислении в аспирантуру должна прикладываться к заявлению сотрудника, ссылка в приказе о наличии справки необходима.
Такое гарантийное право имеют также работники, которые осваивают программы подготовки научно-педагогических кадров адъюнктуры, ординатуры и ассистентуры — стажировки по заочной форме обучения (ч. первая ст. 173.1 ТК РФ).
Работник-докторант
Принятие Закона № 273-ФЗ повлекло за собой изменения ряда нормативно-правовых актов, которые давали определенные гарантии сотрудникам организации, совмещающим работу с обучением. Одно из изменений повлекло отмену с 01.09.2013 года Закона «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Закон обязывал работодателя предоставить работнику-докторанту полугодовой оплачиваемый учебный отпуск для завершения диссертации. Но в настоящее время действует Положение, утвержденное приказом № 814, в нем сохранилась указанная гарантия за лицами, обучающимися в докторантуре. Сотруднику, который учится в докторантуре, как и ранее, предоставляется отпуск продолжительностью шесть месяцев для завершения диссертации на соискание ученой степени доктора наук с сохранением за работником средней заработной платы (п. 11 Положения, утвержденного приказом № 814).
Для предоставления указанного отпуска сотрудник должен предоставить заявление и рекомендацию ученого совета высшего учебного заведения или научно-технического совета научного учреждения. В соответствии с этими документами работодатель издает соответствующее распоряжение по унифицированной форме № Т-6 или по иному образцу, утвержденному в организации и (желательно) отраженному в Учетной политике организации
Работник обучается экстерном в ВУЗе
В данном случае учебный отпуск сотруднику организации не полагается, за исключением случаев, когда такой отпуск предусмотрен коллективным или трудовым договором. Экстерн – это лицо, которое зачислено в организацию, осуществляющую образовательную деятельность по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам, для прохождения промежуточной и итоговой государственной аттестации (п. 9 ч. 1 ст. 33 Закона № 273-ФЗ). На указанную категорию сотрудников вышеперечисленные гарантии (ст.173, ч.1 ст.177 ТК РФ) не распространяются.
Обновлена форма справки-вызова, дающей право на компенсации работникам, совмещающим работу с обучением.
Приказ Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368. Теперь для получения гарантий и компенсаций, предусмотренных статьями 173, 173.1, 174 и 176 Трудового кодекса РФ, действует единая форма справки.
Сокращение работника, который находится в учебном отпуске
Ситуация, когда предстоит сокращение сотрудников организации, в том числе находящихся в учебных отпусках, предусматривает категорический запрет на отзыв такой категории работников из учебного отпуска, даже при наличии его согласия. Трудовой кодекс предусматривает отзыв только из оплачиваемых ежегодных отпусков (ч.2 ст.125 ТК РФ). Поэтому работодатель должен дождаться, когда сотрудник выйдет на работу, либо оповестить его о планируемом сокращении по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
В период учебного отпуска на сотрудника распространяется гарантия по запрету увольнения по инициативе работодателя, за исключением случая ликвидации организации (ст. 81 ТК РФ).
II. оплата обучения детеЙ сотрудников
Вопрос обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты организацией стоимости обучения детей сотрудника в образовательном учреждении в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса РФ является актуальным для обеих сторон (организация – сотрудник), как только речь заходит о такой оплате.
Обстоятельно ответ на интересующий вопрос изложен в письме Минфина РФ от 16.04. 2013 N 03-04-06/12870. В том числе в нем указывается, что при соблюдении условий, установленных п.21 ст.217 НК РФ, суммы оплаты организацией стоимости обучения детей своего сотрудника в образовательном учреждении не подлежат обложению. Ограничения в отношении способа оплаты организацией обучения физических лиц (непосредственно образовательному учреждению либо возмещение документально подтвержденных расходов физических лиц на обучение) кодексом не предусмотрены. Наличие трудовых отношений между организацией, оплачивающей обучение, и обучающимся лицом не влияет на освобождение от обложения НДФЛ сумм такой оплаты (письма Минфина РФ от 16.04.2013 N 03-04-06/12870, от 15.11.2012 N 03-04-05/10-1302, от 04.10.2012 N 03-04-06/6-295). Налоговый статус сотрудников организации (налоговые резиденты РФ, не налоговые резиденты РФ) в целях применения освобождения от НДФЛ на основании п. 21 ст. 217 Налогового кодекса РФ значения не имеет (письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-04-06/5826).
Стоит принять во внимание, что при рассматриваемых выплатах, организация не признается налоговым агентом, и НК РФ не устанавливает обязанности «не налоговым агентам» представлять сведения в налоговую инспекцию о таких доходах, полученных физическими лицами (в ст.230 НК РФ говорится только о налоговых агентах). Подтверждение: письмах Минфина России от 17.09.2009 N 03-04-06-01/237, от 10.09.2009 N 03-04-06-02/67.
В случае несоблюдения условий, установленных п. 21 ст. 217 Налогового кодекса РФ, оплата стоимости обучения признается доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 02.04.2012 N 03-04-06/6-88). Организация, в таком случае, признается налоговым агентом, и, независимо от того, является сотрудник организации налоговым резидентом РФ или нет, перечисляет налог в казну государства. На основании п.п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ, налог удерживается по ставке тринадцать или тридцать процентов, в зависимости от того, является ли налогоплательщик резидентом или не является им.
Ситуация, когда налоговый агент компенсирует работнику стоимость обучения его ребенка, является неопределенной, так как существует вероятность буквального прочтения п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ. Правда, Минфин России в Письме от 16.04.2013 N 03-04-06/12870 выразил мнение, что ограничения в отношении способа оплаты обучения (непосредственная плата образовательному учреждению либо возмещение документально подтвержденных расходов физических лиц на обучение) п. 21 ст. 217 НК РФ не предусмотрены, значит, суммы возмещения не облагаются НДФЛ.
Прежде, чем принять решение, организация должна оценить свои степень налоговых рисков в случае возникновения претензий со стороны проверяющих.
III. Учеба руководителей
Трудовой кодекс РФ содержит нормы обучения руководителей коллективов, эти нормы являются обязательными для работодателя каждой организации, независимо от характера их производственной направленности.
Так в соответствии со ст. 225 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) все работники, в том числе руководители организаций, а также работодатели — индивидуальные предприниматели обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда.
Руководители и специалисты организаций проходят специальное обучение по охране труда, в объеме должностных обязанностей при поступлении на работу в течение первого месяца, далее — по мере необходимости, но не реже одного раза в три года.
Справка: согласно ч. 2 ст. 212 и ст. 214 ТК РФ работодатель обязан обеспечить за свой счет, а работник обязан пройти обучение мерам безопасности при выполнении своих трудовых обязанностей, а также должен уметь оказывать первую помощь пострадавшим на производстве. В обязанности персонала также входит прохождение инструктажей по охране труда и проверки знаний требований по охране труда.
Обязанность по созданию работодателем службы охраны труда установлена ст. 217 ТК РФ. Согласно ч. 1 ст. 217 ТК РФ эта служба создается в каждой организации или вводится должность специалиста по охране труда, если численность работников в ней превышает 50 человек. Если численность работников менее 50 человек, то условия предусмотрены ч. 2 ст. 217 ТК РФ.
Руководитель коллектива также должен пройти обучение пожарно-техническому минимуму в специализированной организации пожарно-технического профиля, неисполнение этого является нарушением положений приказа МЧС России от 12.12.2007 N 645 «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций» (утв. Приказом МЧС России от 12.12.2007 N 645).
IV. Участие работников в семинаре
Бухгалтерское и налоговое законодательство постоянно совершенствуется и требует от сотрудников компаний, в т.ч. от финансовых директоров и руководителей, постоянного повышения квалификации. Поэтому семинары стали обычным событием в производственной жизни коллектива.
Порядок документального подтверждения расходов для целей налогообложения прибыли регламентирован ст. 252 НК РФ. Для подтверждения экономической обоснованности расходов на участие работника в семинаре рекомендуется использовать:
- документы о тематике и программе проведенного семинара;
- договор с образовательным учреждением, указанным в п. 3 ст. 264 НК РФ
- приказ руководителя о направлении работника на обучение,
- акт об оказании услуг.
- сертификат или иной документ, подтверждающий, что работник прошел обучение,
- сотрудник должен состоять в штате компании;
- программа семинара должна быть связана с родом деятельности работника и может повысить его квалификацию;
- документы, подтверждающие оплату обучения.
(письмо Минфина России от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137).
Примечание: в случае если работник оплатил обучение через оператора электронной платежной системы, документами, подтверждающими оплату, могут быть счет образовательной организации и квитанция электронной платежной системы.
При этом, расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, согласно п. 43 ст. 270 НК РФ не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Если семинар заграничный, то, как правило, проверяющие органы будут пытаться поставить под сомнение посещение семинара на столь далеком расстоянии, утверждая, что подобное обучение можно было бы получить в вашем или, близко расположенном городе. Причина, которую они могут привести — выбор более дешевого варианта. Стоит заранее настроиться на аргументированный ответ, который не дал бы возможности инспектору поставить его под сомнение. Убеждение должно сводиться к тому, что повышение уровня знаний является обоснованным расходом компании, вне зависимости от того, где проходит обучение. Могут быть иные причины: болезнь сотрудника, был командировке, занят более важными делами и т.д. Налоговый кодекс не ограничивает места проведения образовательных семинаров и сам налогоплательщик вправе оценивать принятое в очередной раз производственное решение.
Любая форма обучения сотрудников организации является одним из деятельных средств повысить эффективность работников, увеличить степень лояльности персонала и, в конечном счете, увеличить прибыль, являющуюся изначальной целью создания юридического лица.