Командировки — «памятка» об оформлении и нормативных особенностях производственных расходов налогоплательщика

 1

Работодатель обязан выписать командировочное удостоверение (КУ)

п.7 Положения (1)

1) Возместить сотруднику расходы на командировку можно в любом размере. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 г. № 14-2-291.

 2

Заполнение документа (Т-10) (2)

Письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291

1) Разрешается в КУ в строке «другие места назначения» добавление второго, третьего мест и т.д.

2)оформление КУ является обязательным только в отношении российских командировок (п.15 Положения)

 3

Отметки в бланке КУ (3):

1) Проставлены

2) Не проставлены

(внеплановое место)

Письмо Минфина России от 16.08.11 № 03-03-06/3/7

1) Основание для списания расходов в налоговом учете имеется — при наличии документов по перечню (4).

2) Налоговый учет — ст.252 НК РФ.

 4

Табель учета рабочего времени

(Т-12, Т-13)

Обозначения:

1) рабочие дни – код «К» или «06»

(количество часов не проставляется)

2) работник работал в выходной день

— код «РВ» или «03». Проставляется согласованное с работодателем количество отработанных часов.

1)Минтруд напомнил, как отражать дни командировки в табеле учета: Письмо Минтруда России от 14.02.2013 г. № 14-2-291

2) Оплата в выходные и праздничные дни (в командировке) производится в соответствии со ст.153 НК РФ

3) Работа в выходные и праздничные дни по собственной инициативе работника работодателем не оплачивается

 5

Перечень командировочных расходов в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является закрытым, поэтому, если в ходе служебной поездки у работника возникают дополнительные расходы, осуществленные с разрешения, или ведома работодателя, то они также могут относиться к командировочным

ст. 168 ТК РФ

 6

В командировку могут быть направлены только те работники, которые состоят с работодателем в трудовых отношениях. Не отправляются работники, принятые по гражданско-правовому договору. Некоторые категории сотрудников могут быть командированы только с их письменного согласия (перечень — ст. 259 ТК РФ).

п. 2 Положения № 749

 7

Датой признания командировочных расходов является день принятия авансового отчета. Применить вычет по командировочным расходам налогоплательщик может не ранее того налогового периода, в котором авансовый отчет будет принят бухгалтерией к учету. То есть, вычет возможен только в том периоде, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

Письмо Минфина России от 14.01.13 № 03-04-06/4-5,

Письмо Минфина России от 16 февраля 2011 г. N 03-11-06/2/21

Если же действия организации по учету были все-таки неправильными и затраты (вопреки всему) учтены не верно, то необходимо при исправлении финансово-хозяйственной операции подать организацией уточненную декларацию (с учетом особенностей нормативного законодательства) — ст. 252, 264 НК РФ.

 8

Условия компенсации работнику командировочных расходов должны быть предусмотрены в локальных актах организации

ст.15 Трудового кодекса РФ

Ограничений размера нет. Не нормируются в целях налогообложения прибыли. Размер устанавливается локальными актами организации, в т.ч. коллективным договором, положением о командировках, соглашениями и др.

ст.168 Трудового кодекса РФ

  I

Проживание

Ограничений размера нет

  II

Проезд

Ограничений размера нет

Чтобы учесть расходы на такси в целях налогообложения, учреждение должно иметь кассовый чек или бланк строгой отчетности, подтверждающий оплату стоимости проезда, и квитанцию с указанием маршрута поездки. При безналичной оплате – акты, заявки, копии путевых листов и другие документы, подтверждающие стоимость и маршрут поездки

 III

Суточные

Ограничений размера нет, кроме как при исчислении налога НДФЛ

1) п.10, 11 Положения

2) Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189

3) Письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-6/1/741

4)Письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-6/1/206

5) письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741

1) Возможны дифференциации:

а) от категорий работников (суточные директора, менеджера)

б) от климатических условий мест командирования и т.д.

2) Документальное подтверждение по суточным расходам не требуется

3) Выплачиваются за все командировочные дни, включая дни в пути

4) Суточные работник вправе расходовать по своему усмотрению. Это выплаты, не имеющие целевого назначения

5) Если работник во время командировки болел, то суточные выплачиваются ему в полном размере (п.25 Положения)

6)Замена этой выплаты предоставлением питания законодательством не предусмотрена (т.е. нельзя)

Расходы в виде суточных подтверждаются лишь командировочным удостоверением

1)Письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741,

2)Письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206,

3)Письмо ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362.

Суточные напрямую не связаны с возмещением расходов на питание в командировке. Суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

 IV

Иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя

Ограничений размера нет

1) Пишется служебная записка с обоснованием иных расходов, утверждается руководителем

2) Должны быть представлены подтверждающие документы с производственной направленностью

А. Налог на прибыль

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки

пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

Организация вправе при определении налоговой базы по налогу на прибыль учесть командировочные расходы, только тогда, когда организацией перед работником погашена вся задолженность по командировочным расходам

Письмо Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4

 I

Проживание

Командировочные расходы организации учитываются в размере фактических затрат, при наличии их документального подтверждения

пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ,

Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178

Даже если наем жилья происходит у физических лиц, то расходы учитываются в целях исчисления НОБ — письмо УФНС по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@

 II

Проезд

Командировочные расходы организации учитываются в размере фактических затрат, при наличии их документального подтверждения.

1) Использование электронных билетов разрешается

2) Такси в аэропорт – разрешается в виду отсутствия запрета в Положении (*)

3)Расходы по предварительному заказу билетов. Постельные принадлежности, питание в стоимости билетов – включается в расходы при исчислении НОБ

 III

Суточные

1) Суточные, предусмотренные локальными актами организации, уменьшают налогооблагаемые доходы полностью

2) Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п.25 Положения)

ст.168 ТК РФ,

п. 10 Положения

Суточные должны выплачиваться независимо от продолжительности командировки. ФАС Поволжского округа 22 января 2013 года рассмотрел в кассационной инстанции дело № А65-27465/2011 об однодневных командировках.

 IV

Иные расходы

Для оплаты иных расходов, произведенных в командировке, работником пишется служебная записка с разъяснением целесообразности произведенных расходов. Данные расходы учитываются на основании подтверждающих документов

При использовании электронного билета при авиа-перелетах для подтверждения расходов в целях налогообложения необходимо представление посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту

Б. Налог на добавленную стоимость

Состав командировочных расходов, по которым налогоплательщик может применить вычет, ограничен

 (проживание, проезд)

 п. 7 ст. 171 НК РФ

1) Применить вычет по НДС можно только по командировочным расходам производственного характера

2) Применить вычет по командировочным расходам можно лишь после их оплаты. В формулировке п. 7 ст. 171 НК РФ речь идет о суммах налога, уплаченного по расходам на командировки

3)Применить вычет по командировочным расходам налогоплательщик может не ранее того налогового периода, в котором авансовый отчет будет принят бухгалтерией к учету. То есть, вычет возможен только в том периоде, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет

4) Основанием для получения вычета по командировочным расходам является либо счет-фактура, либо бланк строгой отчетности, в котором выделена сумма налога

 I

Проживание

Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки: на наем жилого помещения

 п. 7 ст. 171 НК РФ

Бланк строгой отчетности гостиниц по формам N 3-Г больше не используется (с 01.12.2008). НДС можно принять к вычету только в случае, если гостиница выдала командированному сотруднику бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом или с использованием автоматизированных систем, в котором отдельной строкой выделен НДС.

 II

Проезд

Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки: расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями

п. 7 ст. 171 НК РФ

1) По расходам на проезд НДС принимается к вычету в полном объеме на основании проездных документов (билетов), в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не нужен

2) Если в билетах, подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией

3) Если сумма НДС в билете не выделена, то она расчетным путем не определяется и к вычету не принимается. При этом полная стоимость билета включается в расходы при исчислении налога на прибыль.

В. НДФЛ

 I

Проживание

От обложения НДФЛ освобождаются: все суммы расходов по найму жилого помещения, фактически возмещенные организацией и документально подтвержденные, даже в размерах, превышающих величины, предусмотренные в локальных нормативных актах организации

Письмо Минфина РФ от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204 — даже, если сверх предусмотренного размера

1) Если нет документального подтверждения расходов по найму жилья в командировке (например, утеря), то:

а) Размер возмещения определяется в соответствии с коллективным договором или локальным актом организации. Однако надо учесть, что у организации могут возникнуть проблемы с ревизорами. Можно обосновывать свою позицию, апеллируя к Письму Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

б) Если принять размер возмещения КР в не облагаемом НДФЛ размере — не более 700 руб. / 2500руб. в сутки, то проблем с проверяющими не будет

 II

Проезд

От обложения НДФЛ освобождаются: все фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок

При отсутствии первичных документов подотчетные суммы признаются доходом и облагаются НДФЛ. Определение о передаче дела в Президиум ВАС от 24.12.12 № ВАС-14376/12.

 III

Суточные

Установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России — 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок – 2500 руб.

п. 3 ст. 217 НК РФ

1)Если суточные работникам выплачиваются в размере, превышающем нормы, закрепленные в п. 3 ст. 217 НК РФ, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ

2)В январе 2013 года Минфин изменил свою давнюю позицию и признал, что НДФЛ со сверхнормативных суточных надо удерживать после утверждения авансового отчета по командировке (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5)

 IV

Иные расходы

От обложения НДФЛ освобождаются: сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, на провоз багажа, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту

Освобождаются от НДФЛ суммы страхового взноса по договору добровольного личного страхования пассажиров на транспорте от несчастных случаев (Письмо Минфина от 17 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-311; Постановление ФАС Московского округа от 24.12.2009 N КА-А40/13953-09)

Г. Страховые взносы

1)Командировочные расходы не облагаются страховыми взносами

(ст.9 Закона № 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ – предусмотрены условия наличия подтверждающих документов)

2)Если подтверждающие документы по командировочным расходам отсутствуют, то работодателю придется произвести начисление сумм страховых взносов по таким возмещенным расходам

 I

Проживание

Расходы по найму жилого помещения

Ст.9 Закона № 212-ФЗ,

ст.20.2 Закона 125-ФЗ,

1)Не облагается страховыми взносами

2)На стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (подтвержденная данными прайс-листа гостиницы), страховые взносы не начисляются (Письмо Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. N 2519-19)

Цена номера гостиницы включает стоимость завтрака. Стоимость проезда (поезд, самолет) включает стоимость питания. Необходимы документы.

письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Не облагаются страховыми взносами

 II

Проезд

Расходы на проезд до места назначения и обратно

Ст.9 Закона № 212-ФЗ,

ст.20.2 Закона 125-ФЗ

Не облагаются страховыми взносами

 III

Суточные

Страховыми взносами не облагаются в пределах, установленных локальными актами организации (п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ)

1)Не облагаются страховыми взносами — в пределах сумм, установленных локальным актом организации

2)Суточные, величина которых не установлена в локальном нормативном акте, подпадают под взносы «на травматизм». Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.12.12 № А27-10625/2012

3)Суточные, выплачиваемые при однодневных командировках, вероятнее всего, будут облагаться взносами (судебная практика не однозначна)

 IV

Иные расходы

1)Не облагаются страховыми взносами.

2)Расходы работника в командировке по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения, на что обращено внимание в Письме Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. N 2519-19

3)Компенсация расходов работника по оплате услуг за пользование VIP-залом аэропорта: страховые взносы начисляются в общеустановленном порядке